人事檔案和社保轉移流程及注意事項

社保轉移要注意分清轉出、封存與終止的區別，轉出前先辦理招退工，及時辦理社保轉出手續，辦理***后一位職工轉出的注意事項。

李先生是本市一家咨詢公司職工，平時負責處理一些行政事務。今年7月28日，公司與另一職工顧小姐勞動合同到期，雙方未續簽合同且公司支付了顧小姐7月份的全月工資。由于公司規模較小，沒有設立人事部門，李先生被指派為顧小姐辦理有關社會保險關系轉移的手續。由于先前從未處理過相關事宜，對具體的操作流程一無所知，李先生前往區社保中心咨詢。社保中心工作人員接待了李先生，并告知他辦理社保關系轉移的四個注意事項。

注意一分清轉出、封存與終止的區別

李先生負責辦理的社會保險關系轉移的手續在社保業務上稱之為“轉出”。轉出是***常見的社保變更手續。簡而言之，轉出是指職工因各種原因離開用人單位后，由用人單位及時向參保所在地區(縣)社保經辦機構申報，為其辦理在本單位停止繳納社會保險費的手續。

實際操作中，用人單位經常會把轉出與封存、終止等概念混淆，而三者在內涵、操作結果上都有很大的區別：

封存是用人單位為職工辦理暫時中止繳納社會保險費的手續，如職工被司法機關拘留、逮捕后的審查期間或失蹤期間，用人單位可按相關規定為其申報封存。而終止則是指因職工死亡或者出國定居，用人單位為其辦理個人養老保險帳戶終止的手續。

注意二轉出前先辦理招退工

由于社保關系的變更均以勞動關系的變動為依據，因此退工備案登記手續必須在社保關系轉移前辦理。也就是說，李先生辦理顧小姐的社保轉出前，應先至公司所在地的區(縣)職業介紹中心辦理她的退工備案登記手續。

注意三及時辦理社保轉出手續

《勞動合同法》第五十條明確規定，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。

另外，《勞動合同法》第八十四條規定，勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位扣押勞動者檔案或者其他物品的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，按每一名勞動者五百元以上二千元以下的標準處以罰款;給勞動者造成損害的，用人單位應當承擔賠償責任。

這是法律在勞動關系依法解除或者終止后對用人單位方的義務性規定和懲罰性措施，也是用人單位在實際操作中須謹慎處理的事項，主要表現為及時辦理離職職工的退工備案登記、檔案轉移和社保轉出等手續。

就辦理時間而言，根據《上海市人民政府關于修改〈上海市城鎮職工養老保險辦法〉的決定》(1998年9月3日上海市人民政府第59號令發布)第十四條規定，在職人員應當繳納的養老保險費，由單位在其每月工資中代扣。由于公司已經發放給了顧小姐7月的全月工資，因此公司也應為其代扣代繳該月的社會保險費。而作為單位經辦人，李先生應在八月為顧小姐申報轉出。

注意四辦理***后一位職工轉出的注意事項

實際操作中還需特別注意的是，當用人單位辦理***后一位職工轉出時，應當繳清社會保險費及相應的殘疾人就業保障金和企業欠薪保障金。如果用人單位的營業執照尚未注銷，且仍在有效期內，暫時無人繳費，也無離退休人員賬戶的，用人單位應向社保中心提交單位社會保險登記暫停結算的申請，辦理暫時停止社會保險業務變更和結算的手續。

小貼士：辦理社保轉出需要攜帶的材料

1.企業需攜帶《上海市單位退工證明》(已辦退工備案手續的無需攜帶);

2.機關、事業單位需攜帶《商調函》、辭職批文或《上海市事業單位解除(終止)聘用關系證明》復印件。

以上材料復印件均需加蓋單位公章。

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公司變更后,原公司里面參保人員的社保費還是正常扣嗎？

公司變更形式很多，不管是公司性質、產權關系還是法人代表變動，可能都會涉及工商登記變動。一般情況下，公司的社會統一登記信用代碼不變的話，原參保員工隸屬關系不變，則員工的社保費還是正常扣繳。

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